Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 14/03/2025

La protection de vos données personnelles est une priorité pour Kipeez. Nous nous engageons à assurer la confidentialité, la sécurité et la transparence dans le traitement des données personnelles de nos utilisateurs et clients.

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont Kipeez, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 620 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 983 854 894, ayant son siège social à 20 Rue Ampère, 91300 Massy, représentée par Olivier Guillemot en qualité de Président, traite les données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de notre solution SaaS dédiée au pilotage financier des PME grâce à des assistants IA (ci-après, la « Solution »).

Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique afin de comprendre comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que les droits dont vous disposez en vertu de la réglementation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement (UE) 2016/679) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

1. DONNEES COLLECTEES

1.1. Données collectées directement auprès de vous

Dans le cadre de l’utilisation de la Solution, nous collectons différentes catégories de données personnelles, notamment lorsque :

• Vous créez un compte sur notre plateforme ;
• Vous souscrivez à un abonnement ou effectuez un paiement ;
• Vous nous contactez pour une demande de support ou d’information ;
• Vous interagissez avec nos services et nos assistants IA.

Ces données incluent, sans s’y limiter :

• Données d’identification : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, entreprise, fonction.
• Données de connexion : Identifiants de connexion, adresse IP, logs de connexion.
• Données de facturation : Adresse postale, informations de paiement.

1.2. Données collectées automatiquement

Lors de votre utilisation de la Solution, certaines données sont collectées automatiquement, notamment :

• Données techniques : Type de navigateur, système d’exploitation, résolution d’écran, temps de connexion.
• Données de navigation : Pages visitées, durée des sessions, interactions avec la plateforme.

1.3. Données récupérées à partir des logiciels comptables et de paie

Notre Solution s’intègre avec vos logiciels comptables et de paie afin d’automatiser l’analyse financière et les prévisions. Dans ce cadre, nous récupérons notamment :

• Données financières : Relevés bancaires, factures, flux de trésorerie.
• Données comptables : Grand livre, balance générale, journaux comptables.
• Données de paie : Masse salariale, charges sociales, bulletins de paie agrégés (sans informations nominatives des employés).
• Données commerciales : Clients / Fournisseurs, journaux de vente / d’achat.

2. FINALITES DU TRAITEMENT DES DONNEES

Nous collectons et traitons les données personnelles pour les finalités suivantes :

2.1. Fourniture et amélioration de la Solution

• Permettre la création et la gestion des comptes utilisateurs ;
• Assurer le bon fonctionnement de la plateforme et de ses fonctionnalités ;
• Intégrer et analyser les données comptables et financières pour fournir des insights pertinents ;
• Personnaliser l’expérience utilisateur et améliorer nos services.

2.2. Gestion administrative et contractuelle

• Facturer et percevoir les paiements ;
• Gérer la relation client et le support technique ;
• Assurer la conformité avec nos obligations légales et contractuelles.

2.3. Sécurité et prévention des fraudes

• Sécuriser les accès et prévenir les utilisations frauduleuses ;
• Détecter, enquêter et remédier aux incidents de sécurité ;
• Respecter nos obligations réglementaires en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.

2.4. Communication et marketing

• Envoyer des communications liées à l’utilisation de la Solution ;
• Informer sur les mises à jour, nouveautés et offres promotionnelles (sous réserve de votre consentement) ;
• Réaliser des enquêtes de satisfaction et études statistiques.

3. PARTAGE ET TRANSFERT DES DONNEES

3.1. Partage avec des tiers

Vos données personnelles peuvent être partagées avec :

• Nos prestataires de services (hébergement, paiements, support client) afin d’assurer le fonctionnement de la Solution ;
• Les partenaires techniques intégrés à la plateforme, tels que les éditeurs de logiciels comptables et bancaires ;
• Les autorités compétentes, lorsque cela est requis par la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires.

3.2. Transfert hors de l’Union Européenne

Dans certains cas, vos données peuvent être transférées hors de l’UE. Lorsque cela se produit, nous nous assurons que ces transferts respectent la réglementation en vigueur, notamment via :

• Des clauses contractuelles types de la Commission Européenne ;
• Un niveau de protection adéquat reconnu par la Commission Européenne ;
• Des garanties appropriées mises en place par nos partenaires.

4. SECURITE DES DONNEES

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles strictes pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction, notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos ;
• Stockage sécurisé sur des serveurs conformes aux normes européennes ;
• Contrôles d’accès stricts et surveillance des connexions.

5. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Nous conservons vos données personnelles pour la durée strictement nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus :

• Données de compte : Jusqu’à 3 ans après la fin de la relation contractuelle.
• Données financières et comptables : Conformément aux obligations légales, jusqu’à 10 ans.
• Données marketing : Jusqu’à 3 ans après le dernier contact.

6. VOS DROITS

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : Obtenir une copie de vos données personnelles.
• Droit de rectification : Corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Supprimer vos données sous certaines conditions.
• Droit d’opposition : Refuser le traitement de vos données à des fins de marketing.
• Droit à la portabilité : Récupérer vos données sous un format structuré et lisible.
• Droit de limitation : Restreindre temporairement le traitement de vos données.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à dpo@kipeez.com.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr.

7. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique afin de refléter les évolutions légales, technologiques ou opérationnelles. Toute mise à jour sera publiée sur notre site avec mention de la date de modification.

8. CONTACT

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter, le DPO (Délégué à la Protection des Données) de Kipeez, Romain Bourbillières :

• Par email : dpo@kipeez.com
• Par courrier : 20 Rue Ampère, 91300 Massy